Überlastungsanzeige

Verfahren bei Überlastungsanzeigen

Wann und wie stellt man eine Überlastungsanzeige? Was passiert dann?

Das Verfahren einer Überlastungsanzeige ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, daher wird hier der Weg einer Überlastungsanzeige für die Stadt Langenfeld aufgezeigt.

Begriffsdefinition der Überlastungsanzeige

„Eine Überlastungsanzeige ist der schriftliche Hinweis an den Dienstherrn, dass die ordnungsgemäße Erfüllung der Arbeitsleistung dauerhaft gefährdet ist, mit der Befürchtung einer potenziellen Schädigung und Gefährdung mit Auswirkung auf die Bürgerschaft, die Bediensteten oder die Stadt Langenfeld selber.“

Abgeleitet wird die Überlastungsanzeige aus dem BGB, nachdem die Arbeit so erbracht werden muss, wie es Treu und Glauben vorgeben (§ 242 BGB). Wenn die übertragene Arbeit nicht oder nur mangelhaft geleistet werden kann, ist dies der bzw. dem Vorgesetzten mitzuteilen. Für die Beamtenschaft leitet sich dies aus dem Dienst- und Treuverhältnis ab.

Wichtig ist hierbei zu verdeutlichen, welche Schädigung oder Gefahr sich aus der Überlastung ergeben. Bei den ersten Anzeichen einer Überlastung sollte daher immer ein Gespräch mit der Referatsleitung geführt werden, damit es gar nicht zu einer Gefährdung kommt.

Inhalt der Überlastungsanzeige

Es gibt keine bestimmte Form der Überlastungsanzeige. Sie ist schriftlich zu verfassen, zu unterschreiben und sollte folgendes beinhalten:

• Absender inkl. Referat bzw. Organisationseinheit
• Schilderung der Situation Arbeitsanfall, was ist zu bewältigen? (Fallzahlen) Wie ist die derzeitige Besetzung des direkten Arbeitsumfeldes?
• Grund der Überlastung z.B. unbesetzte Stellen, neue Arbeitsfelder oder gestiegene Fallzahlen
• Wie sieht die Überlastung im Einzelfall aus? Beschwerden, längere Bearbeitungszeiten, Arbeitsrückstände, oder Aufsichtspflichtverletzung
• Welche Schäden oder Gefahren sind zu befürchten? Fehler, Schadensersatzklagen, Unfälle
• Auswirkungen der derzeitigen Situation dienstliche und/oder persönliche Folgen

Ablauf einer Überlastungsanzeige

Die Überlastungsanzeige ist schriftlich an die Stabsstelle Personal/Organisation zu richten, per Mail: ueberlastungsanzeige@langenfeld.de oder Hauspost. Die Stabsstelle informiert die Referatsleitung (bei Kitas auch die Kitaleitung) und die Fachbereichsleitung über den Eingang der Überlastungsanzeige.

Es wird geprüft, ob eine tatsächliche Belastung vorliegt und ob bzw. wie Abhilfe möglich ist. Hierfür werden Gespräche mit der Referatsleitung und der Person geführt, die die Überlastung gestellt hat. Die Gespräche werden, wenn gewünscht, mit dem Personalrat, der Schwerbehindertenvertretung, der Jugend- und Auszubildenenvertretung oder der Gleichstellungsstelle geführt. Über den Rahmen entscheidet die Stabsstelle Personal/Organisation zusammen mit der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter.

Weitere Handlungsmöglichkeiten kann die Durchführung einer Organisationsuntersuchung oder das Treffen von organisatorischen Maßnahmen sein.

Der Personalrat wird über jede Überlastungsanzeige informiert und erhält jederzeit Auskunft über den Sachstand. 

In den Fällen, in denen es keine Referatsleitung gibt, tritt an die Stelle die Fachbereichsleitung.

Die Stabsstelle Personal/Organisation erstellt abschließend eine Stellungnahme über den Sachverhalt der Überlastungsanzeige, die alle beteiligten Personen/ Gremien erhalten.

Nach Abschluss der Überlastungsanzeige wird der gesamte Vorgang für 5 Jahre aufbewahrt.

Abwenden einer Überlastungsanzeige

Viele Überlastungsanzeigen werden aufgrund von unbesetzten Stellen gestellt. Leider sind immer wieder Planstellen auch längerfristig ohne eine Nachfolge. In diesen Fällen kann nur eine Priosierung oder Umstrukturierung der Tätigkeiten innerhalb des Referates eine Lösung bieten. Daher ist es besonders wichtig immer im regelmäßigen Austausch mit der Referatsleitung zu sein, denn diese kann einen direkten Einfluss auf die übertragenen Tätigkeiten nehmen, so dass aus der Belastung keine Überlastung wird. Gerne steht die Stabsstelle Personal/Organisation beratend zur Seite.

Ansprechperson im Referat Organisation

Bei Fragen könne Sie sich gerne an die Stabsstelle Personal/Organisation wenden, Ansprechpartnerin ist Frau Marsanu.

Mailadresse für die Übersendung der Überlastungsanzeige ist: ueberlastungsanzeige@langenfeld.de