Häufige Fragen - FAQ

Hinweise zur Dokumentation
gem. Punkt 3.3 des Handlungsleitfadens

Alle Beschaffungen sind unter den folgenden Aspekten umzusetzen:

• Wirtschaftlichkeit,
• Transparenz,
• Gleichbehandlung.

Dass diese Punkte beachtet wurden, muss nachvollziehbar (und nachprüfbar) dokumentiert werden (Rechtsfolge aus § 75 GO NRW i.V.m. § 28 KomHVO NRW).

Die "Nachprüfbarkeit" im Zusammenhang mit § 75 GO NRW bedeutet vereinfacht, dass Entscheidungen, Buchungen und Verwaltungsvorgänge so dokumentiert sein müssen, dass sie später nachvollzogen und kontrolliert werden können:

• Entscheidungsgegenstand ("was wurde entschieden")
• Entscheidungsgrund ("warum wurde es entschieden"),
• Finanzielle Auswirkungen?
• Wurde wirtschaftlich sowie rechtmäßig gehandelt?

Praktisch bedeutet "Nachprüfbarkeit" daher v.a.:

• Rechnungen müssen belegbar sein,
• Genehmigungen müssen vorliegen
• Vergabeverfahren müssen dokumentiert werden,
• Buchungen müssen eindeutig zuordenbar sein,
• Entscheidungen dürfen nicht "im Nachhinein erfunden" wirken.

Ein typischer Prüfmaßstab lautet:

Ein sachverständiger Dritter muss den Vorgang innerhalb angemessener Zeit nachvollziehen können.

Die Nachprüfbarkeit dient also:

• der Transparenz,
• der Korruptionsvermeidung,
• der Rechtmäßigkeit kommunalen Handelns,
• und der Kontrolle der Haushaltswirtschaft

Dokumentation "in geeigneter Weise"

Um die o.g. Punkte zu erfüllen, werden Musteraktenvermerke für die verschiedenen Auftragsarten bereitgestellt. Diese beinhalten alle wesentlichen Punkte, die im Regelfall zu beachten sind; im Wesentlichen sind dies:

• eine belastbare Kostenschätzung als Grundlage der Verfahrenswahl,
  Hier ist zu differenzieren:
  • Bei Lieferleistungen ist bspw. ein Screenshot eines -vergleichbaren – Preises ausreichend, ein Quellenbezug ist ebenfalls möglich. Es kann auch auf eine (vorherige) Marktrecherche Bezug genommen werden.
  • Bei Dienstleistungen können übliche Stunden-/Tagessätze unter Bezugnahme auf den Aufwand als Berechnungsgrundlage herangezogen werden.
  • Im Einzelfall (wenn auf eine Abfrage nur eine Rückmeldung eingeht) kann auch ein Angebot Grundlage der Kostenschätzung sein.
  • Bei wiederkehrenden Leistungen sollte in regelmäßigen Abständen (alle 6-12 Monate) eine Internetrecherche/eine Markterkundung durchgeführt werden, um die Konkurrenzfähigkeit der Preise zu überprüfen, die als Kostenschätzung herangezogen werden.  
  • Bei Bauleistungen kann bis 5.000 EUR netto auf eine validierte Schätzung (und die Herleitung des Betrags) verzichtet werden, zumindest wenn eine fundierte Fachaufsicht operativ sichergestellt werden kann.
  • Ab 25.000 EUR netto sollte jedoch stets eine detaillierte und strukturierte Kostenschätzung erfolgen, die Herleitung der Kostenschätzung muss belastbar sein. 
• den Nachweis verfügbarer Haushaltsmittel,
  Ohne Vorhandensein entsprechender Haushaltsmittel darf eine Beauftragung nicht ohne weiteres erfolgen, daher dient dieser Aspekt der Sicherstellung, dass an die Bereitstellung der Mittel gedacht wurde.
• die Dokumentation der Gleichbehandlung der Bieter,
  Dient vor allem der Sicherstellung, dass dieser Aspekt berücksichtigt wurde. Durch die vereinfachte Verfahrensweise dürfen Bieter nicht diskriminiert werden.
• einen Aktenvermerk gemäß den einschlägigen städtischen Vorgaben (z.B. Musteraktenvermerk der Vergabestelle) inkl. Bezugnahme auf gewählte Vertragsgrundlagen (VOB/B, VOL/B, EVB-IT), interne Zustimmungen und Mitzeichnungen (z. B. Vier-Augen-Prinzip, Ausnahme-genehmigung),
  Dient der Vereinfachung, damit man sicher sein kann, an alle relevanten Punkte gedacht zu haben.
• bei Fördermittelbezug entsprechende Bescheide und Hinweise auf gegebenenfalls vorliegende vergaberechtliche Bindungen,
  Vor dem Hintergrund des häufig formalisierten Förderungsprozesses ist es wichtig, stets alle Vorgaben akribisch zu beachten, um das Risiko einer Rückzahlung von Fördermittel zu minimieren.
• die Begründung der Binnenmarktrelevanz bzw. deren Verneinung,
  Um sicherzustellen, dass dieser Aspekt bei der Prüfung nicht vergessen wird, ist dieser der Vollständigkeit halber aufgeführt. Er ist bei gebotener räumlicher Nähe im Regelfall ausgeschlossen, auch dann, wenn deutsches Recht geboten ist. (Ein klassischer Anwendungsfall für die Annahme einer Binnenmarktrelevanz ist bspw. die Pflanzenbeschaffung im großen Stil.) Weitere Ausführungen folgen in den FAQs.
• die Angebotsaufforderungen, sofern nicht alle angefragten Firmen ein Angebot eingereicht haben,
  Dadurch, dass auch (erfolglose) Angebotsaufforderungen zum Vorgang genommen werden müssen, ist sichergestellt, dass jederzeit belegbar ist, dass versucht wurde, einen Wettbewerb herzustellen.
• die Dokumentation von Bieterfragen und deren Beantwortung,
  Dies ist u.a. für den Fall wichtig, dass es nachträglich Differenzen zum Leistungsinhalt gibt.
• Preisspiegel und rechnerische Angebotsprüfung,
  Die Erstellung eines Preisspiegels ist v.a. bei größeren Ausschreibungen erforderlich und dient dem Zweck, Mischkalkulationen und potentiell schwierige Positionen zu identifizieren. Bei komplexeren Aufträgen ist die Erstellung eines solchen daher geboten.
  Es sollte erkennbar sein, dass eine rechnerische Prüfung stattgefunden hat (ob durch Abhaken von Einzelpositionen, Paraphierung der Seiten oder Anm. auf Angebot ist irrelevant). Wenn nur ein Angebot eingegangen ist, sollte sichergestellt werden, dass ggf. eine richtige Erfassung (und Berechnung) von einmaligen und wiederkehrenden Leistungen stattgefunden hat.
• die wirtschaftliche und fachliche Angebotswertung,
  Es ist sicherheitshalber stets zu prüfen, dass alle Anforderungen aus der Abfrage im Angebot erfüllt sind, d.h. es muss eine Subsumtion erfolgen. Wenn dies NICHT der Fall sein sollte, ist die Abweichung zu dokumentieren (gleichgültig ob in einem Vermerk, auf dem Angebot o.ä.). Soll eine Auftragserteilung an jemanden erfolgen, dessen Angebot abweicht, obwohl es deckungsgleiche weitere Angebote gibt, ist dies ebenfalls zu dokumentieren.
  Weicht das Angebot um mehr als 10% von der Kostenschätzung ab, ist ebenfalls eine Erläuterung erforderlich.
• ggf. Auszüge aus dem Wettbewerbsregister,
  Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung hierzu, bis zum 30.06.2026 noch bei einem Auftragswert von 30.000 EUR netto und ab 01.07.2026 bei einem Auftragswert von 50.000 EUR netto.
• das Auftragsschreiben.

Nicht alle Punkte sind stets relevant. Welche Punkte für die jeweiligen Verfahren zwingend sind, ergeben sich aus dem bereitgestellten Aktenvermerken. Die dort ausgewiesenen Inhalte sind immer zwingend erforderlich.