Prozessmanagement

PICTURE Prozessplattform

Mit der Veröffentlichung der Prozesslandkarte im Intranet haben Sie bereits die Möglichkeit Prozesssteckbriefe und die dazu freigegeben Prozessmodelle in der PICTURE Prozessplattform einzusehen.

Einige Kolleginnen und Kollegen haben bereits in einem Prozessworkshop erste Einblicke in die Prozessmodulation erhalten und gemeinsam mit der PICTURE GmbH und dem Prozessmanagementteam ein Prozessmodell für ihre Prozesse erstellt.

Gerne möchten wir interessierten Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit bieten, sich auch außerhalb der Prozessworkshoptermine am Aufbau der Prozessdatenbank (Wissensdatenbank) zu beteiligen oder Prozessmodelle rein für das Wissensmanagement zu erstellen.

Benutzerkonto

Für das Arbeiten in der Prozessplattform wird ein Benutzerkonto benötigt. Dieses richten wir gerne kurzfristig ein, schicken Sie einfach eine Mail mit dem Stichwort „Benutzerkonto PICTURE“ an PzM@langenfeld.de.

Testbereich in der Prozessplattform

In der Plattform wurde ein „Testbereich Stadt Langenfeld“ angelegt, in diesem Bereich besteht die Möglichkeit sich auszuprobieren und erste Prozessmodelle selber anzulegen. Eine spätere Übernahme der hier erstellten Prozessmodelle in das Prozessregister der Stadt Langenfeld kann nach Sichtung durch das Prozessmanagementteam, hinsichtlich der Einhaltung von Modellierungssprache und Einhaltung der internen Regelungen zur einheitlichen Darstellung erfolgen.

Schulungen PICTURE-BPMN

Bevor Sie mit der Modellierung eigener Prozesse beginnen empfehlen wir eine OnlineSchulung „Modellieren mit PICTURE-BPMN“ (https://www.picture-gmbh.de/schulungstermine/schlagwort/bpmn/) zu besuchen.

Da wir über ein jährlich begrenztes Freikontingent für Schulungen verfügen bitte Anmeldewünsche über PzM@langenfeld.de an uns senden.

Das Lernziel dieser Schulung: Die Teilnehmenden kennen die PICTURE-Prozessplattform im Überblick. Sie sind in der Lage, eigene einfache Prozesse mit PICTURE-BPMN darzustellen.

PICTURE Video´s

Neben den Schulungen bietet PICTURE auch sehr informative Video-Tutorials an: https://www.picture-gmbh.devideo-tutorials/

Das zentrale Prozessmanagement-Team ist im Referat 101-Organisation angesiedelt.

Sollten Fragen auftauchen oder Sie haben Änderungswünschen zu den Prozessinformationen, (z.B. Änderungen in den Steckbriefen oder Ergänzung bereits vorhandener Prozessmodelle) zögern Sie nicht uns zu kontaktieren.

Per E-Mail PzM@langenfeld.de

oder telefonisch

Prozessmanagement-KickOff (Infoveranstaltung für Führungskräfte)

Im Mai 2022 fand die erste Informations-Veranstaltung für Führungskräfte statt. In dieser Veranstaltung ist über Ziele, Hintergründe und den Ablauf der Einführung von Prozessmanagement in der Stadtverwaltung informiert worden.

Aufbau des Prozessregisters

Das Prozessregister ist ein Katalog mit den Titeln und wichtigsten Informationen unserer Prozesse. Um diesen aufzubauen fanden im Zeitraum Juni 2022 – Oktober 2022 Screening-Interviews zur Identifizierung aller relevanten Prozesse in allen Fachreferaten statt.

Screening-Interviews

Mit jedem Bereich in unserem Haus wurde ein Interview zur Identifizierung seiner relevanten Prozesse, mit anschließender Erhebung der Prozessattribute geführt. Zum Teil sind dabei sehr lange Excel-Listen mit vielen Informationen entstanden. Durch diese Informationen sind wir nun in der Lage ein umfangreiches Prozessregister darzustellen.

An dieser Stelle noch einmal vielen Dank für Ihre zeitintensive Mitarbeit.

Der Abschluss der Durchführung dieser Interviews stellt einen großen Meilenstein bei der Einführung des Prozessmanagements dar.

Qualitätssicherung und Import in die Prozessdatenbank

Alle zurückerhaltenen Listen haben wir für den Import auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft und anschließend in eine Software, die PICTURE-Prozessplattform hochgeladen.

Mit diesen Datensätzen können wir nun im System arbeiten und Auswertungen erzeugen

Prozessregister im Intranet

Die angeschaffte PICTURE-Prozessplattform ist nicht geheim, daher freuen wir uns darüber, dass wir nun allen einen Einblick in die Prozesslandkarte ermöglichen können.

Das gemeinsam erarbeitete Prozessregister kann nun im Intranet eingesehen werden, es ist zu finden unter der Kachel Programme. Darin sind alle aktuell in der Prozessplattform enthaltenen und freigegebenen Prozesssteckbriefe zu finden.

Prozesspriorisierung

Anhand der im Prozessregister vorhandenen Informationen (Steckbrief-Attribute) werden die Prozesse ausgewertet. Es wird priorisiert, welche Prozesse eine hohe Relevanz auf die Zielsetzung haben.

So wird im System z.B. analysiert, welche Prozesse für das Wissensmanagement betrachtet werden sollten. Zudem hat der VV darum gebeten, dass jeder Fachbereich die für Ihn vorrangig relevanten Prozesse an das Prozessmanagement-Team meldet, um diese ebenfalls in die Auswertung aufzunehmen.

Darstellung der Prozesse (Prozessmodellierung)

Ab nun steht die Modellierung der Prozesse im Vordergrund. Für die ausgewählten Arbeitsabläufe werden detaillierte Prozessmodelle erstellt.

Hierfür werden in Prozessworkshops gemeinsam mit Ihnen als Fachexperten Prozesse durchgesprochen und in der PICTURE Prozessplattform visualisiert.

Bei diesem Schritt unterstützt uns weiterhin die PICTURE GmbH als externer Dienstleister.