Prozessmanagement
Prozessmanagement ist ein umfassender Ansatz zur Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung, Überwachung und kontinuierlichen Optimierung von Arbeitsabläufen in einer Organisation. Folglich ist Prozessmanagement für Organisationen eine Daueraufgabe. Letztlich geht es um die Frage: „Wer macht was, wann, wie und womit, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen?“
Das Prozessmanagement hat darüber hinaus eine unterstützende Funktion bei der Digitalisierung. Zum einen um aufzudecken, was und welche Prozessschritte digitalisiert werden können und zum anderen welche bei einer etwaigen digitalen Lösung entsprechend abgebildet werden müssen. Das Prozessmanagement kann aber auch bei weiteren Themen unterstützen, wie z.B. bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender oder in neue Aufgabengebiete, also als Wissensmanagement und dortige systematische Aufbereitung.
Bei der Stadt Langenfeld wird zur Abbildung und „Speicherung“ der Prozesse das Programm bzw. die Plattform der PICTURE GmbH genutzt. Die Modellierungssprache folgt grundsätzlich der des BPMN 2.0, wird jedoch um eine speziell auf den öffentlichen Dienst zugeschnittene Symbolik bei der Abbildung der einzelnen Prozessschritte ergänzt. Eine solche Lösung bietet den Vorteil, dass die Prozesse einheitlich abgebildet werden, da auch spezielle Modellierungskonventionen vorgegeben werden.
PICTURE Prozessplattform Zugang und Testbereich
PICTURE Prozessplattform
Mit der Veröffentlichung der Prozesslandkarte im Intranet haben Sie bereits die Möglichkeit Prozesssteckbriefe und die dazu freigegeben Prozessmodelle in der PICTURE Prozessplattform einzusehen.
Einige Kolleginnen und Kollegen haben bereits in einem Prozessworkshop erste Einblicke in die Prozessmodulation erhalten und gemeinsam mit der PICTURE GmbH und dem Prozessmanagementteam ein Prozessmodell für ihre Prozesse erstellt.
Gerne möchten wir interessierten Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit bieten, sich auch außerhalb der Prozessworkshoptermine am Aufbau der Prozessdatenbank (Wissensdatenbank) zu beteiligen oder Prozessmodelle rein für das Wissensmanagement zu erstellen.
Benutzerkonto
Für das Arbeiten in der Prozessplattform wird ein Benutzerkonto benötigt. Dieses richten wir gerne kurzfristig ein, schicken Sie einfach eine Mail mit dem Betreff „Benutzerkonto PICTURE“ an PzM@langenfeld.de.
Testbereich in der Prozessplattform
In der Plattform wurde ein „Testbereich Stadt Langenfeld“ angelegt, in diesem Bereich besteht die Möglichkeit sich auszuprobieren und selbst Prozessmodelle anzulegen. Eine spätere Übernahme der hier erstellten Modelle in das Prozessregister der Stadt Langenfeld (sog. Produktivbereich) kann nach Sichtung durch das zentrale Prozessmanagementteam erfolgen. Die Prozessmodelle werden hier auf die Einhaltung der Modellierungssprache und die internen Konventionen zur einheitlichen Darstellung überprüft.
Schulungen und Video-Tutorials
Schulungen PICTURE-BPMN
Bevor Sie mit der Modellierung eigener Prozesse beginnen empfehlen wir eine Onlineschulung „Prozessmodellierung mit PICTURE-BPMN“ (https://www.picture-gmbh.de/schulungstermine/schlagwort/bpmn/) zu besuchen. Hier noch folgender Hinweis: Die Schulungen sind meist gut besucht, planen Sie daher Wartezeit bis zur Schulung ein.
Da wir nur über ein jährlich begrenztes Freikontingent für Schulungen verfügen, bitten wir Sie Anmeldewünsche über PzM@langenfeld.de an uns zu senden.
Das Lernziel dieser Schulung: Die Teilnehmenden kennen die PICTURE-Prozessplattform im Überblick. Sie sind in der Lage, eigene einfache Prozesse mit PICTURE-BPMN darzustellen.
PICTURE Video-Tutorials
Neben den Schulungen bietet PICTURE auch sehr informative Video-Tutorials an: https://www.picture-gmbh.devideo-tutorials/
Fragen oder Änderungswünsche
Das zentrale Prozessmanagementteam ist im Team Digitalisierung des Referats 101- Personal und Organisation angesiedelt.
Sollten Fragen auftreten oder Sie Änderungswünsche zu den Prozessinformationen haben (z.B. Änderungen in den Steckbriefen oder Ergänzung bereits vorhandener Prozessmodelle), zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Per E-Mail PzM@langenfeld.de
oder telefonisch
Welche Schritte sind im Prozessmanagement bereits erfolgt?
Prozessmanagement-KickOff (Infoveranstaltung für Führungskräfte)
Im Mai 2022 fand die erste Informations-Veranstaltung für Führungskräfte statt. In dieser Veranstaltung ist über Ziele, Hintergründe und den Ablauf der Einführung von Prozessmanagement in der Stadtverwaltung informiert worden.
Aufbau des Prozessregisters
Das Prozessregister ist ein Katalog mit den Titeln und wichtigsten Informationen unserer Prozesse. Um diesen aufzubauen fanden im Zeitraum Juni 2022 – Oktober 2022 Screening-Interviews zur Identifizierung aller relevanten Prozesse in allen Fachreferaten statt.
Der Aufbau des Prozessregisters ist grundsätzlich abgeschlossen, gleichzeitig ist es aber ähnlich einem lebenden Organismus zu sehen. Prozesse können sich verändern bzw. können durch neue Aufgaben ebenso neue Prozesse entstehen. Hier sind wir auf Ihre Unterstützung angewiesen: Sollten Sie feststellen, dass sich Veränderungen bei Ihren Prozessen (Zuordnung, Inhalte etc.) ergeben haben, teile Sie uns dies bitte mit.
Screening-Interviews
Mit jedem Bereich in unserem Haus wurde ein Interview zur Identifizierung seiner relevanten Prozesse, mit anschließender Erhebung der Prozessattribute geführt. Zum Teil sind dabei sehr lange Excel-Listen mit vielen Informationen entstanden. Durch diese Informationen sind wir nun in der Lage ein umfangreiches Prozessregister darzustellen.
An dieser Stelle noch einmal vielen Dank für Ihre zeitintensive Mitarbeit.
Der Abschluss der Durchführung dieser Interviews stellt einen großen Meilenstein bei der Einführung des Prozessmanagements dar.
Qualitätssicherung und Import in die Prozessdatenbank
Alle zurückerhaltenen Listen haben wir für den Import auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft und anschließend in eine Software, die PICTURE-Prozessplattform hochgeladen.
Mit diesen Datensätzen können wir nun im System arbeiten und Auswertungen erzeugen
Prozessregister im Intranet
Die angeschaffte PICTURE-Prozessplattform ist nicht geheim, daher freuen wir uns darüber, dass wir nun allen einen Einblick in die Prozesslandkarte ermöglichen können.
Das gemeinsam erarbeitete Prozessregister kann nun im Intranet eingesehen werden. Sie finden es unter der Kachel Programme. Von dort aus werden sie zur PICTURE-Prozesslandkarte weitergeleitet. Darin sind alle aktuell in der Prozessplattform enthaltenen und freigegebenen Prozesssteckbriefe zu finden. Ein Benutzerkonto ist hierfür nicht notwendig.
Prozesspriorisierung
Anhand der im Prozessregister vorhandenen Informationen (Steckbrief-Attribute) werden die Prozesse ausgewertet. Es wird priorisiert, welche Prozesse eine hohe Relevanz auf die Zielsetzung haben.
So wird im System z.B. analysiert, welche Prozesse für das Wissensmanagement betrachtet werden sollten. Zudem hat der VV darum gebeten, dass jeder Fachbereich die für Ihn vorrangig relevanten Prozesse an das Prozessmanagementteam meldet, um diese ebenfalls in die Auswertung aufzunehmen.
Darstellung der Prozesse (Prozessmodellierung)
Ab nun steht die Modellierung der Prozesse im Vordergrund. Für die ausgewählten Arbeitsabläufe werden detaillierte Prozessmodelle erstellt.
Hierfür werden in Prozessworkshops gemeinsam mit Ihnen als Fachexperten Prozesse durchgesprochen und in der PICTURE Prozessplattform visualisiert.
Bei diesem Schritt unterstützt uns bis zum 30.06.2026 die PICTURE GmbH als externer Dienstleister. Im Anschluss wird die Prozessmodellierung vollständig durch das zentrale Prozessmanagement beim Team Digitalisierung des Referats Personal und Organisation übernommen.