Digitale Signatur

Im Zuge der immer weiter voranschreitenden Digitalisierung unserer Arbeitswelt, wird auch die Möglichkeit einer elektronischen Signaturmöglichkeit immer notwendiger. Bisher werden digital erstellte Dokumente ausgedruckt, händisch unterschrieben und dann wieder eingescannt. Dies kostet unnötig Zeit und verursacht vermeidbare Kosten. Elektronische Signaturen können die händische Unterschrift ersetzen und damit den gesamten Prozess beschleunigen.

Die europäische Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) schafft europaweit einen einheitlichen rechtlichen Rahmen für digitale Signaturen.

Man unterscheidet drei Signaturarten mit unterschiedlichem Sicherheitsniveau und Rechtswirkung:

1. Einfache elektronische Signatur (EES)

Bei der einfachen elektronischen Signatur wird ein eingescanntes Bild der Unterschrift unter das Dokument gesetzt. Auch E-Mail Signaturen sind einfache elektronische Signaturen. Es erfolgt keine Prüfung, ob die Unterschrift zum Nutzer gehört, zudem ist die Signatur veränderbar, da sie nicht mit dem Dokument verbunden ist, und bietet damit wenig Sicherheit.
 

2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Diese Signaturart besitzt ein höheres Sicherheitsniveau als die einfache elektronische Signatur und damit eine größere Rechtssicherheit. Ein Datenpaket wird so in das Dokument integriert, dass zum einen der Unterzeichner eindeutig identifiziert und zugeordnet werden kann und zum anderen das Dokument nach der Unterzeichnung nicht einfach veränderbar ist bzw. Änderungen erkannt werden können.

Jede Unterschrift erhält hierbei eine Art Code: ein digitales Zertifikat mit einem privaten Sicherheitsschlüssel. Dieses Zertifikat und die Sicherheitsschlüssel werden im Hintergrund generiert, als Nutzer*in bemerkt man davon nichts und hat keine Einschränkungen. Dies macht das Verfahren sehr einfach und unkompliziert.

3. Qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur hat von allen drei Arten das höchste Sicherheitsniveau. Die Identität des Unterzeichnenden wird durch einen Vertrauensdienstanbieter mittels eines Zertifikats bestätigt und man erhält ein Identifikationsgerät, beispielsweise einen USB-Stick oder eine Signaturkarte, ohne das keine Nutzung möglich ist. Zusätzlich ist zwingend eine Zwei-Faktor-Authentifizierung vorgeschrieben, z.B. per App oder SMS-TAN, was das Verfahren aufwändiger macht. Die Signatur ist so mit dem unterzeichneten Dokument verbunden, dass eine nachträgliche Änderung und damit Manipulation so gut wie unmöglich ist.

Im vergangenen Jahr konnte die Testphase der elektronischen Signaturlösung DocuSign erfolgreich abgeschlossen werden. Es handelt sich hierbei um eine fortgeschrittene elektronische Signaturlösung (siehe Nr. 2) für Enaio. Der Unterschriftenprozess wird über einen Workflow in Enaio gestartet und an die unterzeichnenden Personen per E-Mail verschickt. Diese können dann ganz bequem über das DocuSign-Portal das Dokument unterzeichnen, unabhängig von einer Enaio-Nutzung. Die Abgabe der Unterschrift ist von stationären Rechnern, Tablets, aber auch von Smartphones möglich. Der Workflow ist in der allgemeinen Schriftgutverwaltung und allen Fallschränken nutzbar.

Die Schulungstermine zur elektronischen Signaturlösung von DocuSign werden in Kürze veröffentlicht. Sollte Interesse an einer referatsinternen Schulung bestehen, melden Sie sich gerne bei