DMS (enaio)
Wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeit sind heutzutage sog. Dokumentenmanagementsysteme (kurz: DMS). Ein DMS ist eine digitale Lösung zur Verwaltung von Dokumenten und Informationen innerhalb einer Organisation. Es hilft dabei, die Arbeit mit Papier oder Papierakten zu vermeiden, Ordnung zu schaffen und den Zugriff auf wichtige Inhalte zu erleichtern. Darüber hinaus ist die Voraussetzung für die sog. Ende-zu-Ende-Digitalisierung.
Die Stadt Langefeld nutzt als DMS die Software Enaio von Optimal Systems. Der Roll-out im gesamten Haus ist grundsätzlich abgeschlossen. Das Angebot an technischen Umsetzungen (z.B. Workflows) und die Möglichkeiten in Enaio werden fortlaufend erweitert.
Möglichkeiten eines DMS
- Führung digitaler Akten: Umstieg von der Führung physischer Akten zu digitalen Akten
- Speicherung und Strukturierung der Daten: systematische Ablage nach Aktenplan, Archivierung etc.
- Versionierung: Änderungen werden dokumentiert und der Bearbeitungsstatus wird nachvollziehbar
- Archivierung: automatisierte Archivierung der Akten
- Suchfunktion und Filtermöglichkeit der Daten
- Zugriffsrechte und Sicherheit: Steuerung, wer was sehen darf
- Zusammenarbeit: Das (gemeinsame) Ablagesystem erleichtert insbesondere die fachbereichs- bzw. referatsübergreifende Zusammenarbeit sowie diejenige in Teams bzw. Projektgruppen
- Workflow-Automatisierung: Genehmigungsprozesse oder Erinnerungen können digital angestoßen und bearbeitet werden (Möglichkeit der Abkehr von klassischen Laufmappen etc.)
- Zugriffsmöglichkeiten: Vereinfachung des Zugriffs auf (digitale) Akten, z.B. beim mobilen Arbeiten
- Digitalisierungstreiber: Grundlage zur effektiven Nutzung weiterer technologischer Einwicklungen (z.B. KI), Schnittstelle zwischen Digitaler Akte, Fachanwendungen etc.
Enaio-Schulungen
Das Referat 101 bietet in regelmäßigen Abständen Grundlagenschulungen an.
Die Termine für 2026 finden Sie hier:
- Schulung 08.07.2026: https://beteiligung.nrw.de/k/-89AuGAWW
- Schulung 30.09.2026: https://beteiligung.nrw.de/k/-61tDkirM
- Schulung 03.12.2026: https://beteiligung.nrw.de/k/-WrEqdhph
Die Vereinbarung individueller Schulungstermine ist grundsätzlich möglich, wenden Sie sich hierfür bitte direkt an das Team Digitalisierung.
Anleitungen und Schulungsvideos
Anleitungen:
Darüber hinaus wird über das Aktenplankennzeichen „99.999.999 – Anleitungen Enaio“ umfangreiches Anleitungsmaterial zum Self-Service zur Verfügung gestellt.
Schulungsvideos:
Ferner finden sich im Intranet verschiedene Schulungsvideos für den Umgang mit Enaio: Enaio Online-Schulung
Bei Fragen und Anregungen zum Thema DMS (enaio)
Bei allgemeinen Fragen wie Anwendungsfragen zu Enaio, Schulungen, Aktenplan oder z.B. dem Anlegen eines weiteren Aktenplankennzeichens können, Sie sich an das Referat 101 wenden. Bei technischen Fragen und solchen die über die zuvor benannten Bereiche hinausgehen (Benutzerverwaltung, Rechtevergabe etc.), wenden Sie sich bitte an das Referat 102.
Funktionsmailadresse:
Kontaktperson Ref. 101:
- Diana Thomaßen, -1113, diana.thomassen@langenfeld.de
Kontaktperson Ref. 102:
- Dennis Messerschmidt, -1166, dennis.messerschmidt@langenfeld.de